Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства.
Основная ответственность, связанная с ним, лежит в ч.1 ст.5.27 1 КоАП : «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.».
Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений
Единой классификации кадровых документах, которые появляются в работе, нет. Но можно выделить:
- Локальные нормативные акты: обязательные; с учетом специфики; иные.
- Документы по кадровым функциям: договорные документы; распорядительные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; информационно-справочные документы; «архивные» документы.
Разрабатывать документы может только работодатель. Самым главным при разработке документов, помимо Трудового кодекса, является ГОСТ р 6.30 -2003, в котором рассматривается состав реквизитов документов, а также требования к их оформлению.
Минимум обязательных внутренних документов и локальных нормативных актов
Не любой обязательный внутренний документ будет являться локальным нормативным актом. Определение локального нормативного акта дается в ст.87 ТК РФ. Прежде всего, он утверждается уполномоченным органом или должностным лицом, уполномоченным на утверждение локальных нормативных актов. Кроме того, нормативным локальным акт становится тогда, когда в нем есть нормы трудового права, заложены определенные правила поведения. Так, например, штатное расписание и график отпусков не являются локальными нормативными актами, хотя есть письма Роструда, говорящие об обратном.
1. Штатное расписание ( ст.15 ст.57 ТК РФ ). Можно использовать форму, которую предлагает Госкомстат, либо утвердить свою (не забудьте при этом о приложении к учетной политике).
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст.100,189,190 ТК РФ ). Это обязательный локальный нормативный акт. Поэтому правила в организации должны быть утверждены работодателем (утверждаются либо через гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, либо через приказ).
Трудовой кодекс предъявляет требования к тексту документа. В ст. 189 ТК говорится о том, что обязательно должно включаться в раздел правил внутреннего трудового распорядка.
3. Локальные нормативные акты по оплате труда ( ст.135 ТК РФ) . Требования по локальным нормативным актам, которыми установлены системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК. Относительно мотивирования работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.
Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. И если работник действительно работает в условиях, отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны обязано быть в организации.
Даже если в организации нет стимулирующих компенсационных выплат, все равно какой-то локальный нормативный акт по оплате труда в ней обязательно должен быть. Причем это не обязательно должен быть отдельный самостоятельный акт. Если организация небольшая и в ней нет серьезной дифференциации по оплате труда, это могут быть те же самые правила внутреннего трудового распорядка, но с хорошо прописанным разделом по оплате труда.
Важно обратить внимание на требования ст.22 ТК РФ. Если у вас не было локального нормативного акта и вы его только принимаете, то документ начинает распространяться на работника с того момента, как он ставит роспись о том, что с актом он ознакомился. Ознакомить можно любым удобным способом — через журнал ознакомления, листы ознакомления.
Согласно требованиям ст.68 ТК , до подписания Трудового договора работодатель обязан ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами. Именно поэтому важно понимать, какие внутренние документы являются локальными нормативными актами, а какие таковыми не являются. Так, если штатное расписание не является локальным нормативным актом, то знакомить с ним под роспись не надо.
4. Положение по защите персональных данных ( ст.86,88 ТК РФ 152 ФЗ). В Трудовом кодексе требование о наличии документов, с которыми должны быть ознакомлены работники под роспись, содержится в ст. 86. Называть этот локальный нормативный акт можно как угодно: Положение по защите персональных данных, Положение о персональных данных. Основные вопросы, которые в нем должны быть отражены: какие персональные данные обрабатываются, способы обработки персональных данных, способы защиты персональных данных, каковы права, обязанности и ответственность сторон по участию в обработке персональных данных. С этим документом работники также должны быть ознакомлены под роспись. Наличие его в компании обязательно.
5. Правила, инструкции по охране труда ( Раздел Х ТК РФ) .
6. Локальные нормативные акты вводящие нормы труда (гл.22 ТК РФ). В соответствии сост.162 ТК РФ у работодателя должны быть локальные нормативные акты по нормам труда, которыми вводится порядок изменения этих норм труда.
7. График отпусков (Ст.123 ТК РФ ) . В соответствии со ст. 123 ТК должен утверждаться не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Не всегда на предприятии есть необходимость в кадровике, поэтому мы поиогаем подготовить необходимые документы.
Текущий кадровый учёт. Что входит в услугу
Стандартный набор услуги кадрового учёта (может быть изменён в зависимости от потребностей клиента):
- Составление и поддержка кадровой документации;
- Оформление приёма на работу, перевода, увольнения сотрудников;
- Оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений;
- Ведение личной документации сотрудников, организация хранения персональных данных;
- Оформление отпусков и командировок;
- Оформление поощрений;
- Оформление физического лица по договорам гражданско-правового характера;
- Оформление работы в выходные дни и праздники;
- Подготовка справок сотрудникам;
- Администрирование трудовых книжек;
- Подготовка табеля учёта рабочего времени;
- Ведение воинского учёта;
- Подготовка к проверкам ГИТ;
- Подготовка необходимых отчётов для клиента и государственных органо
