Если сотруднику выданы под отчет денежные средства (например, на командировочные расходы, приобретение ТМЦ), он должен предъявить работодателю авансовый отчет с подтверждающими документами в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Однако на практике работники не всегда это делают (в т. ч. не предъявляют приобретенные ТМЦ) и не возвращают выданные денежные средства. В подобных случаях работодатель может принять меры по взысканию сумм. Так, они могут быть взысканы из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ) или по решению суда, если не истек срок исковой давности (ст. 248 ТК РФ). Также работодатель вправе не принимать меры и простить долг. Если взыскать сумму не удалось и (или) работодатель простил сотруднику долг, возникает вопрос, облагается ли эта сумма НДФЛ.

Источник: 1ИТС