В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом правила подписания документов электронной подписью регулируются Федеральным законом "Об электронной подписи".

В письме от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388 Минфин России пришел к выводу, что вышеназванные нормы в их взаимосвязи не препятствуют организации отражать факт хозяйственной деятельности в учете на основании скан-образов первичных документов. Однако делать это можно в исключительных случаях (случаи Минфин не уточняет).

Вместе с тем для целей налогового учета скан-образа не достаточно, поскольку он не соответствует требованиям, которые предъявляют к первичному учетному документу в электронном виде Федеральные законы "О бухгалтерском учете" и "Об электронной подписи". Поэтому отражение расходов в целях налогообложения прибыли на основании скан-образов не освобождает организацию от обязанности в дальнейшем получить эти первичные документы в бумажном или в электронном виде, оформленные в соответствии с указанными законами.

Источник: 1ИТС